Identifier son style d’organisation et de gestion du temps

Utiliser au mieux les outils d’organisation

Reconnaître les priorités et gérer l’urgence et l’imprévu

Analyser les compétences requises pour accroître son efficacité personnelle

Alternance d’apports théoriques et d’études de cas, d’exercices pratiques et de jeux de rôles
A l’issue de ce stage, l’analyse individuelle et / ou en groupe des autodiagnostics permettront à chaque participant de définir sa propre stratégie pour améliorer son efficacit

Rôles et missions de la secrétaire
La définition de la fonction, analyse des tâches
Devoirs, nécessités et qualités

Organisation
Organisation matérielle de son poste de travail
Gestion du temps : différencier l’importance, l’urgence et la priorité, gérer les imprévus
Planification des tâches répétitives et prévisions des tâches régulières
Les outils d’organisation (fichiers, agendas, répertoires…)
S’organiser et gérer le temps en équipe

Savoir se fixer des objectifs
Comment se fixer des objectifs personnels compatibles avec ceux du service, de l’environnement

Communication verbale efficace
La place de la secrétaire dans les communications internes et externes
L’accueil : comment accueillir, introduire ou faire patienter un visiteur
Savoir s’adapter en permanence
Les différents styles d’autorité
Le téléphone : vocabulaire et spécificités

S’affirmer avec sérénité
Recevoir et gérer une critique ou une plainte, savoir dire non, gérer l’impossibilité de répondre à une demande et / ou la faire préciser, expliquer avec précision…

Communication écrite
Le rôle de la secrétaire face aux écrits de l’établissement
Le courrier (rédaction et présentation) et autres écrits (comptes-rendus, notes de service…)